Na czym jednak w praktyce polega compliance i czy jest ono niezbędne?

Słowo compliance pochodzi od łacińskiego czasownika complere (wypełnić, spełnić).

Według słownika angielsko-polskiego compliance oznacza zgodność, uległość, ustępliwość.

Poza prawnym ujęciem compliance zostało zdefiniowane w medycynie i psychologii. Z medycznego punktu widzenia compliance oznacza spójność i dokładność, z jaką pacjent przestrzega zaleceń lekarza lub innego pracownika służby zdrowia

W  psychologii compliance to rodzaj wpływu społecznego – dana osoba robi to, czego ktoś od niej oczekuje, wykonując jego prośbę lub sugestię. Jest to zachowanie podobne do posłuszeństwa, nie polega jednak na wykonaniu rozkazu, tylko prośby.

W kontekście rozważań teoretycznoprawnych compliance należy tłumaczyć zatem jako zgodność. Wydaje się, że najcelniejsza jest propozycja Tomasza Brauna, który twierdzi, że compliance należy rozumieć „jako stan zgodności, sposób prowadzenia działalności gospodarczej, w którym korporacja pozostaje w zgodzie z wszystkimi obowiązującymi ją normami prawa, regulacjami nadzorczymi i innymi odnoszącymi się do niej normami.”

W praktyce oznacza to taki sposób organizacji przedsiębiorstwa, który redukuje do minimum ryzyko wystąpienia wszelkich nieprawidłowości.

W zależności od rodzaju i profilu prowadzonej działalności mogą pojawić się następujące ryzyka:

Ryzyka:

• nieprzestrzeganie przepisów podatkowych,
• brak weryfikacji kontrahentów w kontekście przepisów o podatku VAT,
• korupcja,
• konflikt interesów,
• uczestniczenie w procederze prania brudnych pieniędzy,
• stosowanie praktyk ograniczających konkurencję,
• naruszanie praw pracowniczych czy praw człowieka,
• nieprzestrzeganie norm związanych z ochroną środowiska naturalnego,
• nieposiadanie wystarczającej ochrony majątku firmy i informacji poufnych,
• naruszanie anonimowości sygnalistów.

Skutkiem braku świadomości mogących pojawić się ryzyk i braku wprowadzenia odpowiednich procedur jest wystąpienie problemów wynikających z naruszenia przepisów prawa, co z kolei prowadzi do:

• strat finansowych wynikających z nałożonych kar,
• naruszenia wizerunku firmy.

System compliance ma właśnie zapewnić, że firma będzie funkcjonowała zgodnie z przepisami prawa co uchroni je przed karami czy stratami pieniężnymi.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy bardzo istotne jest to, że Sądy przy ustalaniu wysokości kary za naruszenie przepisów prawa weryfikują, czy podmiot posiadał odpowiednie uregulowania compliance oraz w jakim stopniu tych uregulowań przestrzegał. Przez brak takich uregulowań bądź w przypadku ich nienależytego realizowania podmiot obrotu gospodarczego może narazić się na orzeczenie wyższej kary.

Korzyści wynikające z wprowadzenia procedur compliance

Korzyści, jakie uzyska Państwa przedsiębiorstwo z wprowadzenia procedur compliance są oczywiście związane bezpośrednio z wyżej wymienionymi zagrożeniami. Dzięki skutecznemu wprowadzeniu procedur zgodności (compliance)  w Państwa organizacji nastąpi:

• spadek ilości nadużyć,
• skuteczniejsze identyfikowanie ryzyka oraz podejmowanie trafniejszych decyzje we wszystkich obszarach działalności,
• wzrost efektywności działalności przedsiębiorstwa,
• skuteczna reakcja na pojawiające się zagrożenia,
• wzrost wyceny wartości przedsiębiorstwa,
• wzrost zaufania inwestorów, pracowników i klientów, co pozytywnie wpłynie na reputacje Państwa przedsiębiorstwa.

Pomoc prawa Kancelarii w zakresie compliance to m.in. tworzenie procedur, które składają się z dokładnego opisania poszczególnych schematów działania, wskazania roli poszczególnych osób oraz praktycznej drogi realizacji postępowania, takich jak:

• Kodeks etyki,
• Polityka antykorupcyjna,
• Polityka przeciwdziałania konfliktom interesów,
• Polityka zarządzania ryzykiem braku zgodności,
• Polityka przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi,
• Polityka zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów (politykę whistleblowingową),
• Procedura nawiązywania współpracy z partnerami biznesowymi.

Zapraszam do kontaktu telefonicznego w celu umówienia terminu spotkania.

Adwokat J. Szewczyk-Kmiecik